GESETZLICHE VORGABEN FÜR MAILINGS

Datenschutz, gesetzliche Bestimmungen
  • 29. November 2016

Mailings sind mittlerweile wieder ein beliebter Kommunikationskanal, weil die Papier-Werbeflut in den letzten Jahren abgelöst wurde vom E-Mail-Marketing. Mit einer direkten Kundenansprache bleiben Sie immer nah am Kunden. Die Möglichkeiten Adressen zu akquirieren haben wir bereits im ersten Teil der Serie erörtert: Postadressen für Direktmailing-Kampagnen. Beim Einsatz dieser Adressen gibt es ein paar gesetzliche Vorgaben zu beachten, die es zu berücksichtigen gibt.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass dies keine Rechtsberatung darstellen soll und empfehlen eine Beratung seitens Ihres Fachanwalts!

DATENSCHUTZ ALS WICHTIGER BESTANDTEIL IHRER POSTWERBEAKTION

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regelt unter anderem den Umgang mit Adressen, um Datenmissbrauch zu verhindern. Eine gute Sache also. Was viele Unternehmer nicht wissen: Das BDSG hat auch Auswirkungen auf die Inhalte eines Mailings.

 WUSSTEN SIE, . . . 

  • unter Umständen benötigen Sie keine Einwilligung Ihres Kunden, um ihm einen Werbebrief zu senden (entgegen dem E-Mail-Marketing)?
  • dass Ihr Privatkunde das Recht hat, Ihrer Werbung auf dem Postweg zu widersprechen?
  • dass Sie einen Hinweis darauf auf Ihr personalisiertes Werbemittel aufdrucken müssen?
  • dass empfindliche Geldstrafen drohen, wenn Sie einen Kunden dennoch anschreiben?
  • auf der Außenseite Ihrer Werbesendung muss der Absender erkennbar sein!
  • auf dem Werbemedium muss angeben sein, woher die Adresse des Angeschriebenen stammt, wenn die Adresse gekauft oder gemietet wurde?
  • dass Sie Ihrem Kunden auf Anfrage kostenlos in Textform Auskunft über die von ihm gespeicherten Daten geben müssen?
  • die Übermittlung von Adressen an den Dienstleister muss in einem gesicherten Verfahren erfolgen.

ZUSTIMMUNG FÜR EINE WERBESENDUNG BENÖTIGT?

Ein Empfänger kann ohne seine Zustimmung angeschrieben werden. Das regelt das Listenprivileg, welches im BDSG eingebunden wurde. Dort ist festgelegt, unter welchen Umständen Kunden angeschrieben und welche Daten von Personen gespeichert und verarbeitet werden dürfen. Allerdings hat der Kunde ein Recht darauf, Ihrer Werbung zu widersprechen.

WIDERSPRUCHSRECHT DES KUNDEN

Im E-Mail-Marketing muss der Kunde seine Zustimmung erteilt haben, um E-Mails und Newsletter empfangen zu können. Bei der Werbung mit Briefen, Postkarten, Selfmailern etc. sieht es etwas anders aus. Sie benötigen zwar keine Zustimmung Ihres Kunden, um ihm ein Mailing zu schicken, aber er hat das Recht, Ihrer Postsendung zu widersprechen. Sollte Ihr Kunde diesem Recht nachgekommen sein, versehen Sie Ihre Kundenadressen auch entsprechend mit einem Sperrvermerk. Denn schreiben Sie diesen Kunden noch einmal an, droht Ihnen eine empfindliche Geldstrafe. Beantragt er eine Löschung seiner Daten, müssen Sie dem nachkommen.

Der Kunde muss ohne unzumutbare Belastung dem Mailing widersprechen können. Zum Beispiel kann der Widerspruch wie folgt formuliert werden:
Wenn Sie keine weiteren Werbeschreiben der „Musterfirma GmbH“ wünschen, können Sie von Ihrem Widerspruchsrecht (§ 28 Abs. 4 Satz 1 BDSG) Gebrauch machen. Richten Sie Ihren Widerspruch an die Musterfirma GmbH, Musterallee 123, 98765 Musterstadt, Fax: 0123/456789.

KENNTLICHMACHEN DES ABSENDERS UND DER QUELLE

Auf der Außenseite der Werbesendung (das regelt allerdings das UWG, Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) muss erkennbar sein, wer der Absender ist. Dadurch soll verhindert werden, dass Kunden unzumutbar belästigt werden. Wenn die angeschriebenen Adressen von Dritten gemietet oder gekauft wurden, muss der Empfänger entsprechend auf der Sendung informiert werden, woher die Adresse stammt. Am einfachsten geben Sie an, woher Sie die Daten bezogen haben, z. B.: „Ihre Daten stammen von der Musterfirma GmbH, Musterallee 123, 98765 Musterstadt.“

AUSKUNFTSPFLICHT GEGENÜBER KUNDEN

Verlangt ein Kunde Auskunft darüber, woher Sie seine Daten haben oder welche Daten Sie über ihn speichern, müssen Sie ihm diese Auskunft kostenlos in schriftlicher Form erteilen. Wenn der Kunde es wünscht oder keine Aufbewahrungspflicht besteht und der Zweck der Daten erfüllt ist, müssen diese gelöscht werden. Sollte es rechtliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten geben, sperren Sie die Daten und machen Sie dies kenntlich, damit sie nicht mehr verändert oder gelöscht werden können. Der Kunde hat auch ein Recht darauf, dass seine Daten korrigiert werden, wenn diese inkorrekt sind.

DATENSCHUTZ FÄNGT SCHON BEIM UMGANG MIT DEN DATEN AN

Sie schicken Ihre Daten an einen Dienstleister? Dann bitte in einem verschlüsselten Verfahren: per Datenübertragung via verschlüsselter E-Mail, SFTP oder bestenfalls FTPS. Wenn die Übermittlung per sicherem FTP-Verfahren schwierig sein sollte, verpacken Sie die Datei als ZIP mit Passwort oder versehen Sie die Excel-Datei mit einem Passwort und lassen Sie dieses telefonisch erfragen.

Wenn Sie Ihre Adressen in unserem Onlineshop hochladen, sind Sie auf der sicheren Seite: Die Verbindung zwischen Ihrem Rechner und unserer Seite ist professionell verschlüsselt über eine SSL-Verschlüsselung. Nach dem Upload werden Ihre Daten codiert auf unserem File-Server abgelegt und spätestens nach drei Monaten wieder gelöscht.

 

Autor: Francisco Knorr
francisco.knorr@dion.de

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