Kurz gesagt:

Ein Lettershop be- und verarbeitet Mailings, also Werbebriefe, Kataloge oder andere personalisierte Sendungen. Und er bereitet sie zur Übergabe an die Post vor.

Personalisierung

Die Mailings und Briefe werden im Laserdruck- oder Ink-jet-Verfahren beschriftet. Briefe werden dann maschinell oder manuell in Versandumschläge kuvertiert. Kataloge hingegen werden beispielsweise oft in Folie eingeschweißt. Und Selfmailer werden verleimt oder mit perforierten Etiketten verschlossen.

Kuvertierung

Moderne Kuvertiersysteme erlauben komplexe Abgleiche mittels Kamerasystemen. Wenn zum Beispiel mehrere Bestandteile personalisiert sind. Mit Codierungen im Anschreiben kann auch vorgegeben werden, welche Beilage einem Brief zukuvertiert werden soll. Das nennt sich selektive Beilagensteuerung und wird z. B. eingesetzt, wenn unterschiedliche Kunden unterschiedliche Flyer erhalten sollen.

Wichtig ist, dass ein professioneller Lettershop über ein ordentliches Datenschutzmodell verfügt. Damit schützt man das wichtigste Potential seiner Kunden vor Missbrauch und Fremdzugriff. Nämlich seine Adressen und sensiblen Daten.

Neben den Lettershopleistungen werden komplexe Serienbriefe programmiert und die Adressen der Kunden werden entsprechend den Vorgaben der Postdienstleister optimiert. Durch die Optimierung erhält der Kunde Rabatte oder Vergünstigungen beim Porto.

Zertifizierter Partner der deutschen Post

Als Lettershop in Veitshöchheim bei Würzburg drucken und personalisieren wir Briefe, Postkarten, Selfmailer, Versandkuverts und Kataloge. Wir verarbeiten Mailings und kuvertieren diese. Zudem schweißen wir Kataloge ein und verleimen oder tabbern Selfmailer.

Als Partner der Deutschen Post wurden wir zertifiziert, solche Mailingaktionen einzuliefern.

Sparen bei vollbezahlten Briefen

Was genau als werblich und nicht werblich einzustufen ist, hat die Deutsche Post mit den nachfolgenden Schlagwörtern aufgezählt.

Wer trotzdem nicht das volle Porto bezahlen möchte, setzt sich am besten mit uns in Verbindung. Wir unterstützen euch gerne dabei, eure Sendung Dialogpost-fähig zu machen oder andernfalls Rabatte beim Porto rauszuschlagen.

Sendungen, die keinen werblichen Hauptzweck verfolgen (nicht werblich)

• Schriftliche Mitteilungen, die allgemeine oder persönliche Informationen zum Hauptzweck haben, wie z.B. Allgemeine Kundeninformationen (Amtsblätter, AGB-Änderungen, Reiseunterlagen, Bestellbestätigungen, Preisanpassungen und Ablesekarten für Zählerstände)
• Bescheide, Zuwendungsbescheide, Bestätigungen, Bekanntmachungen, Spendenquittungen, Datenschutzerklärungen, reine Preislisten, Zugangsdaten
• Markt- und Meinungsforschung von Marktforschungsunternehmen
• Einladungen zu Jahreshaupt-, Aktionärs- und Mitgliederversammlungen, Gemeinderatssitzungen oder Betriebsversammlungen
• Informationen über Umfirmierungen, Geschäftsübernahmen, Firmenumzüge, Änderung von Ansprechpartnern, Öffnungszeiten oder Filial-/Firmenschließungen
• Jahres- und Geschäftsberichte, Bilanzen oder Protokolle
• Konkrete Nutzungshinweise (z.B. von Kreditkarten, Versicherungen, zu einem bestehenden Vertrag), Bedienungsanleitungen
• Kalender ohne Anschreiben und ohne Firmenlogo, bzw. ohne Firmeneindruck
• Mitarbeiterkommunikation oder Mitarbeiterzeitungen und Einladungen an Mitarbeiter
• Mitgliederausweise oder Mitgliederkarten
• Publikationen (Abo- und Presseerzeugnisse), Fachmagazine, Pressemitteilungen, wissenschaftliche Unterlagen, Studien oder Statistiken
• Rückrufaktionen
• Vertragslaufzeiten, -änderungen oder -kündigungen
• Wahlbenachrichtigungen oder der Versand von Wahlunterlagen
• Zahlungsaufforderungen (z.B. Rechnungen, Mahnungen oder Zahlungserinnerungen)

Werbliche Sendungen sind (Hauptzweck werblich):

• Angebote von Produkten, Leistungen, Seminaren, Beratungen, Untersuchungen, Bestellangebote, Bildungsangebote, Veranstaltungen, Programme, Ankündigungen von Veranstaltungen (z.B. Tag der Offenen Tür), Produkteinführung oder Aktionen
• Aufrufe zur Teilnahmen an Aktionen, an Wettbewerben, Wahlen, Aktionen oder Spendenaktionen
• Bonusmailings in Verbindung mit Angeboten
• Begrüßungs-Mailings oder Willkommens-Mailings
• Dankeschön-Mailings mit Gutscheinen, Angeboten oder Coupons (Kunden- und Mitgliederbindung)
• Einladungen zu/zum/zur: Aufführungen, Ausstellungen, Besuche (z.B. Museum, Web-Shop usw.), Festival. Forum, Fachtagung, Kulturveranstaltungen, Messe/an den Messestand, Seminar, Symposium, Tag der offenen Tür, Stadtfest, Teilnahme an Gewinnspielen, Wettbewerben, zu Untersuchungen, Check-up (Gesundheit), Kfz –HU-TÜV-Inspektion, Verkaufsveranstaltungen
• Glückwünsche: Geburtstag, Ostern, Weihnachten, Neujahr, Jahreswechsel oder Jubiläum
• Kalender mit Anschreiben oder Firmeneindruck, die zur Kundenbindung dienen
• Kataloge: Versandhandel, Reiseangebote, Fach- oder Spezialkataloge im B2B-Bereich mit Abbildungen, Leistungs-/Produkt-/Material-/ Funktionsbeschreibungen, Bestellnummern oder Preisen
• Kunden- und Mitgliederzeitungen, die u.a. über Firmen und Vereine berichten
• Reaktivierung von Kunden
• Wahlwerbung, Parteien- oder Kandidatenwerbung

Wir kriegen hier trotzdem Rabatte raus! Melde ich einfach bei uns!

Dokumentenmanagement

Wichtige Dokumente wie zum Beispiel Rechnungen, brauchen eine umfangreiche Personalisierung. Während der eine Empfänger eine Rechnung mit einem Blatt erhält, verschicken wir an den anderen einen großen Umschlag mit 70 Blättern. Egal wie viele Seiten ein Kunde erhält: Alle Daten werden so aufbereitet, dass eine einfache Umsetzung der verschiedenen Gewichte und Formate im Lettershop berücksichtigt wird.

Individualisierung mit Bildvariablen

Spannend sind auch ganz individuelle Ansprachen, die das Kaufverhalten des Kunden berücksichtigen. So ist das Angebot eines Rotweins für einen typischen Weißweintrinker weniger interessant als das eines Weißweins. Anstelle eines Kataloges mit Produkten, die den Kunden nicht interessieren, erhält er eine kleinere Broschüre mit Bildern und Produkten. So werden auch seine Vorlieben berücksichtigt. Das spart eine Menge Porto und hat man größere Budgets für Kundenansprachen, die auch zum Erfolg führen.

Die Bild-Personalisierung

Neben dem Einsatz von Bildvariablen kann man auch Bilder selbst personalisieren. Es können z.B. Karten verschickt werden, die den Namen des Kunden im Foto integriert haben. Das tolle daran ist, dass Kunden auch ihr Lieblingsbild für die Personalisierung einsetzen können.

Wende dich einfach an unseren Experten Serhat Fidanli (lettershop@dion.de, Telefon 0931 329 43 11).

Je nach Unternehmensgröße kommt da schon einiges an Tagespost zusammen. Kümmere dich um dein Kerngeschäft! Wir drucken, kuvertieren und liefern täglich viele Briefe für unsere Kunden auf. Die Kosten sind dadurch viel geringer. So bezahlst du für den fertigen Brief nur das, was sonst alleine das Porto kostet.

Wie kann ich sparen?

Als Dienstleister erhalten wir aufgrund der hohen Mengen, die wir aufliefern, andere Konditionen beim Porto als viele unserer Kunden. Und diese Rabatte geben wir dann einfach an dich weiter. So profitierst du auch als kleines Unternehmen von den Vorzügen eines großen.

Wie viele Briefe muss ich versenden?

Schon ab 20 Briefen am Tag lohnt es sich, die Produktion an uns zu vergeben.

Wie prüfe ich den Versand?

Jeder Kunde erhält einen Log-in und kann prüfen, wann welche Briefe verschickt wurden.

Wie funktioniert das System?

Entweder du nutzt unseren Druckertreiber oder unsere „Hotfolder-Technologie“. Beides ist einfach zu bedienen. Alternativ steht dir unser Web-Interface zur Verfügung. Du verschickst die Daten und wir drucken am selben Tag.

Alle Sendungen erhalten eine DV-Freimachung im Adressfenster zwischen Fensterzeile und Adresse. Auf Wunsch können die Sendungen auf freigestempelt werden. Danach wird im Lettershop gedruckt, personalisiert und kuvertiert. Du prüfst nur noch, ob dein Tageslimit für Porto und Produktion ausreichend vorhanden ist.

Ruf uns an oder schreib uns, wir helfen Ihnen gerne weiter: Francisco Knorr, Telefon: 0931.3294310, E-Mail: francisco.knorr@dion.de

• Auflage
• Postaufliefer-Datum, wenn bekannt
• Alle Bestandteile mit Angabe von:
  • Format
  • Anzahl der Seiten
  • Papiergewicht und Papierart
  • Falz-Art
  • Farbigkeit
• Art der Umhüllung
• Sonstiges
• Bei komplexen Produkten eine Skizze

Von der Auflage hängt der Produktions-Prozess ab. Wird digital oder im Offset gedruckt? Ist der Bogen-, oder der Rollendruck günstiger? Lohnt sich eine Portooptimierung? Das weißt du nicht? Wir beantworten die gerne alle Fragen!

Wenn wir nur den „PAL“-Termin kennen, teilen wir im Angebot die Bereitstellungstermine für die Druckdaten, Adressen und eventuell von Ihnen gestellter Bestandteile mit. Wenn du uns die Termine bereits mitteilst, prüfen wir unsere Produktionskapazitäten und bestätigen die Termine. Oder nennen dir den frühestens möglichen Termin.

Bei der Angabe des Formats gibst du am besten das offene und geschlossene Format des Produktes an, wenn keine Seiten angegeben werden. So können Missverständnisse und falsche Angebotspreise ausgeschlossen werden.

Die Anzahl der Seiten und die Anzahl der Blätter unterscheiden sich. Ein Blatt hat nämlich 2 Seiten. Ein Briefbogen hat 2 Seiten, ein Folder zum Beispiel 4, 6 oder 8. Eine Broschüre hat zum Beispiel 16 Seiten, wobei die gesamte Anzahl von Seiten immer durch 4 teilbar sein muss.

Da das Mailing in die Post kommt und das Porto vom Gesamtgewicht abhängt, ist die Angabe des Papiergewichts sehr wichtig. Wenn du dir unsicher bist, schreibst du einfach „Eure Empfehlung“ in deine Anfrage, wir berechnen das optimale Papiergewicht für dich.

Bei der Art des Produktes werden folgende Materialien eingesetzt:

• Versandhüllen (75 bis 80, 100 gqm), Briefpapier, Anschreiben, Antwortfaxe oder Reponse-Teile auf Offset-Papier, 80 bis 90 gqm, bei Postkarten ab 170 gqm
• Flyer, Folder, Broschüren auf Bilderdruck-Papieren, entweder matt oder glänzend, 135 bis 170 gqm für Flyer, Folder und Broschüren, bei Postkarten und Karten 300 bis 400 gqm,

Gedruckt werden kann in Skala, oder in den Sonderfarben Pantone und HKS.

Sonderfarben werden oft bei Briefpapier eingesetzt, Skala bei Flyern oder Broschüren. Je nachdem, welche Funktion ein Bestandteil hat, empfehlen wir, Flyer und Broschüren mit Drucklack zu bedrucken, um die Farben vor Abrieb zu schützen. Briefpapier und beschreibbare Bestandteile sollten nicht lackiert werden.

Die Falz-Art spielt deshalb eine Rolle, weil zum Beispiel Zick-Zack (Leporello) gefalzte Produkte nur dann maschinell kuvertiert werden können, wenn das Material etwas dicker ist. Der geschlossene Altarfalz (auch geschlossener Fensterfalz genannt) ist etwas schwerer zu verarbeiten.

Je nach Papiergewicht muss das Material genutet werden, damit das Papier beim Falzen nicht aufbricht. Wenn das notwendig ist, bieten wir das Nuten automatisch an.

Es kann in Versandhüllen kuvertiert oder in Folie eingeschweißt werden. Selfmailer haben zum Beispiel keine Umhüllung. Du definierst deine Wünsche – wir erstellen das optimale Angebot.

Wenn du noch keine Erfahrungen mit Mailings gemacht hast, ruf uns einfach an, wir beraten dich gerne.

Dein Ansprechpartner für Fragen: Serhat Fidanli, Telefon 0931.3294311

In zahlreichen Datenschutz – Audits von großen Banken und Versicherungen können wir belegen, dass wir die strengen Anforderungen bis ins Bankgeheimnis einhalten.

Solltest du uns Adressdaten zukommen lassen, muss die Art der Übermittlung eine absolut sichere sein. Entweder werden die Daten von deiner Seite aus auf einem sicheren FTP Ordner bereit gestellt oder wir richten einen Zugang auf unserem Server ein. Auf keinen Fall sollten Adressen unverschlüsselt in einer E-Mail verschickt werden. Schick uns eine E-Mail an adressen(at)dion.de und wir setzen uns mit dir in Verbindung.

Das wissen viele nicht, aber der Gesetzgeber schreibt klar vor, dass Unternehmen schriftlich beauftragt werden müssen, wenn es Adressen versarbeiten soll. Dieses Dokument nennt sich „Auftragsdatenverarbeitung“ (kurz ADV genannt). Gerne übersenden wir dir dieses Dokument, wenn du uns deine Adressen übergibst.

Natürlich ist Datenschutz wichtig und deshalb schützen wir deine Adressen vor Zugriffen Dritter. Und wir löschen deine Daten unaufgefortert und dokumentiert nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Wichtig ist jedoch auch die Datensicherheit: Egal was passiert, deine Daten dürfen auch nicht verloren gehen.

Wenn du unsicher bist was deine Daten betrifft, dann rede mit uns. Wir helfen dir gerne.

Mit einer direkten Kundenansprache bleibst du immer nah am Kunden. Die Möglichkeiten Adressen zu akquirieren haben wir bereits im ersten Teil der Serie erörtert: Postadressen für Direktmailing-Kampagnen. Beim Einsatz dieser Adressen gibt es ein paar gesetzliche Vorgaben zu beachten, die es zu berücksichtigen gibt.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass dies keine Rechtsberatung darstellen soll und empfehlen eine Beratung seitens Ihres Fachanwalts!

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) regelt unter anderem den Umgang mit Adressen, um Datenmissbrauch zu verhindern. Eine gute Sache also. Was viele Unternehmer nicht wissen: Das BDSG hat auch Auswirkungen auf die Inhalte eines Mailings.

Wusstest du,…

• unter du unter Umständen keine Einwilligung deines Kunden benötigst, um ihm einen Werbebrief zu senden (entgegen dem E-Mail-Marketing)?
• dass dein Privatkunde das Recht hat, deiner Werbung auf dem Postweg zu widersprechen?
• dass du auf dein personalisiertes Werbemittel einen Hinweis darauf aufdrucken musst?
• dass empfindliche Geldstrafen drohen, wenn du einen Kunden dennoch anschreibst?
• auf der Außenseite deiner Werbesendung der Absender erkennbar sein muss?
• auf dem Werbemedium angeben sein muss, woher die Adresse des Angeschriebenen stammt, wenn die Adresse gekauft oder gemietet wurde?
• dass du deinem Kunden auf Anfrage kostenlos in Textform Auskunft über die von ihm gespeicherten Daten geben musst?
• die Übermittlung von Adressen an den Dienstleister in einem gesicherten Verfahren erfolgen muss?

Ein Empfänger kann ohne seine Zustimmung angeschrieben werden. Das regelt das Listenprivileg, welches im BDSG eingebunden wurde. Dort ist festgelegt, unter welchen Umständen Kunden angeschrieben und welche Daten von Personen gespeichert und verarbeitet werden dürfen. Allerdings hat der Kunde ein Recht darauf, deiner Werbung zu widersprechen.

Im E-Mail-Marketing muss der Kunde seine Zustimmung erteilt haben, um E-Mails und Newsletter empfangen zu können. Bei der Werbung mit Briefen, Postkarten, Selfmailern etc. sieht es etwas anders aus. Du benötigst zwar keine Zustimmung deines Kunden, um ihm ein Mailing zu schicken, aber er hat das Recht, deiner Postsendung zu widersprechen. Sollte dein Kunde diesem Recht nachgekommen sein, versehe deine Kundenadressen auch entsprechend mit einem Sperrvermerk. Denn schreibst du diesen Kunden noch einmal an, droht eine empfindliche Geldstrafe. Beantragt er eine Löschung seiner Daten, musst du dem nachkommen.

Der Kunde muss ohne unzumutbare Belastung dem Mailing widersprechen können. Zum Beispiel kann der Widerspruch wie folgt formuliert werden:
„Wenn Sie keine weiteren Werbeschreiben der „Musterfirma GmbH“ wünschen, können Sie von Ihrem Widerspruchsrecht (§ 28 Abs. 4 Satz 1 BDSG) Gebrauch machen. Richten Sie Ihren Widerspruch an die Musterfirma GmbH, Musterallee 123, 98765 Musterstadt, Fax: 0123/456789.“

Auf der Außenseite der Werbesendung (das regelt allerdings das UWG, Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) muss erkennbar sein, wer der Absender ist. Dadurch soll verhindert werden, dass Kunden unzumutbar belästigt werden. Wenn die angeschriebenen Adressen von Dritten gemietet oder gekauft wurden, muss der Empfänger entsprechend auf der Sendung informiert werden, woher die Adresse stammt. Am einfachsten gibst du an, woher du die Daten bezogen hast, z. B.: „Ihre Daten stammen von der Musterfirma GmbH, Musterallee 123, 98765 Musterstadt.“

Verlangt ein Kunde Auskunft darüber, woher du seine Daten hast oder welche Daten du über ihn speicherst, musst du ihm diese Auskunft kostenlos in schriftlicher Form erteilen. Wenn der Kunde es wünscht oder keine Aufbewahrungspflicht besteht und der Zweck der Daten erfüllt ist, müssen diese gelöscht werden. Sollte es rechtliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten geben, sperre die Daten und mache dies kenntlich, damit sie nicht mehr verändert oder gelöscht werden können. Der Kunde hat auch ein Recht darauf, dass seine Daten korrigiert werden, wenn diese inkorrekt sind.

Du schicken deine Daten an einen Dienstleister? Dann bitte in einem verschlüsselten Verfahren: per Datenübertragung via verschlüsselter E-Mail, SFTP oder bestenfalls FTPS. Wenn die Übermittlung per sicherem FTP-Verfahren schwierig sein sollte, verpacke die Datei als ZIP mit Passwort oder versehe Sie die Excel-Datei mit einem Passwort und lasse dieses telefonisch erfragen.

Wenn du deine Adressen in unserem Onlineshop hochlädst, bist du auf der sicheren Seite: Die Verbindung zwischen deinem Rechner und unserer Seite ist professionell verschlüsselt über eine SSL-Verschlüsselung. Nach dem Upload werden deine Daten codiert auf unserem File-Server abgelegt und spätestens nach drei Monaten wieder gelöscht.

Autor: Francisco Knorr
francisco.knorr@dion.de

Klar – Weihnachtsdeko verkauft sich im Dezember am besten und der richtige Zeitraum für Schneeglöckchen ist der September. So macht sich jeder, der Direktmarketing einsetzt, seine Gedanken, wann der richtige Zeitpunkt für die Mailingaktion ist. Gerne unterstützen wir dich bei der Erarbeitung deiner richtigen Versandtermine.

Zwei Geschehnisse springen mir ins Gedächtnis, wenn ich gefragt werde, wann der optimale Zeitpunkt für ein Mailing ist.

Bei dem tragischen Unfall von Lady Di lebte und arbeitete ich in London. Ich war für einen Bereich unserer Marketingabteilung mitverantwortlich – dem Dialogmarketing. Der August war traditionell in unserem Unternehmen kein schlechter Monat für Direktmarketingaktionen. Aber die erwartete Response unserer Mailings Anfang September unterbot jegliche Vermutung. Von den über 100.000 Mailings, die wir versendet hatten, erhielten wir 5 Antworten. In der Vergangenheit lag unsere Quote zwischen 3 und 12 %.

Ich kann mich noch erinnern: Londons Straßen (bis auf die vor dem Buckingham Palace) waren wie leer gefegt. Die Menschen saßen vor den Fernsehern und beschäftigten sich mit dem Unglaublichen – die Prinzessin der Herzen ist gestorben. Uns wurde bewusst, dass die potentiellen Kunden und Kundinnen sich nicht mit unserem Mailing beschäftigen wollten. So wurde aus einem gut ausgearbeiteten Plan, wann Kunden unsere Mailings öffnen und beantworten eine der schlechtesten Aktionen in der Unternehmensgeschichte.

Als die Welt am 11.09.2001 wieder geschockt vor ihren TV-Geräten saßen (und die meisten Menschen, die ich kenne, haben genau das getan), habe ich sechs meiner Kunden angerufen und empfohlen, ihre laufenden Aktionen zu stoppen. Vier Kunden sind meiner Empfehlung gefolgt, die zwei verbliebenen mussten schmerzlich erfahren, dass im September 2001 kaum jemand die Muße hatte, auf eine Marketingaktion zu antworten.

Wann immer der richtige Zeitpunkt für eine Mailingaktion sein mag: Nach den Sommerferien, 4 Wochen vor Weihnachten, 2 Tage vor seinem Geburtstag oder direkt nach dem Umzug. Ein einschneidendes Ereignis, welches viele Menschen beschäftigt kann dazu führen, dass der Zeitpunkt dann doch nicht der richtige ist. Auf jeden Fall sollte man sich die Frage stellen, ob es nicht günstiger ist, die Aktion zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden und das Porto einzusparen. Die Druck- und Lettershopkosten liegen meist weit unter den Portokosten.

Darauf kannst du dich verlassen: Wenn wir dein Mailing produzieren, informieren wir dich unverzüglich, wenn wir Gründe finden, warum der eingeplante Postaufliefertermin verschoben werden sollte.

Autor: Francisco Knorr, francisco.knorr@dion.de